Kişisel Verileri Koruma Kurulu, konaklama tesislerinde müşterilerin T.C. kimlik belgelerinin fotokopisinin alınmasına ilişkin 2025/2120 sayılı ilke kararını 6 Kasım 2025’te aldı. Karar, 9 Aralık 2025 tarihli ve 33102 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı.
Kurul, kimlik belgesinin ibraz edilmesi ile belgedeki bilgilerin kaydedilmesini ve belgenin fotokopisinin alınmasını birbirinden ayırdı. Konaklama tesisinin kimlik bilgilerini mevzuatın izin verdiği ölçüde işlemesi mümkün olsa da fotokopinin saklanmasının gereğinden fazla veri işlemeye yol açtığı belirtildi.
Fotokopi uygulamasının hukuki dayanağı bulunmadı
Kararda 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve ilgili yönetmelik hükümlerine atıf yapıldı. Faturalandırma bakımından Vergi Usul Kanunu’ndaki yükümlülüklerin bulunması, konaklama tesislerine kimlik belgesinin fotokopisini alma yetkisi vermiyor.
Kurul, konaklama hizmeti sunan veri sorumlularından kimlik fotokopisi alma ve kaydetme uygulamasını sona erdirmelerini istedi. Bu değerlendirme, kimlik bilgilerinin mevzuata uygun biçimde bildirilmesiyle fotokopinin ayrıca saklanmasını aynı işlem olarak görmüyor.
Eski fotokopiler imha edilecek
Karar yayımlanmadan önce kaydedilen kimlik fotokopilerinin 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesine uygun biçimde imha edilmesi gerektiği bildirildi. Kurul, karara aykırı uygulamalar bakımından Kanun’un yaptırım hükümlerinin işletilebileceğini de belirtti.
Kimlik ibrazı ile fotokopi saklama ayrıldı
Kurulun değerlendirmesinde konaklama tesisinin müşterinin kimlik bilgilerini ilgili mevzuatın izin verdiği ölçüde alması ile kimlik belgesinin tamamını fotokopi çekerek saklaması aynı işlem olarak kabul edilmedi. Kimlik Bildirme Kanunu kapsamındaki bildirim yükümlülüğü, belgenin bütün yüzünün arşivlenmesi için ayrıca yetki oluşturmuyor.
Vergi mevzuatı bakımından fatura düzenlenmesi veya konaklama kaydının tutulması gerekebilir. Ancak faturalandırma yükümlülüğü, kimlikte bulunan ve bu amaç için gerekmeyen bilgilerin de kopyalanmasını haklı kılmıyor. Veri sorumlusu, her işlem için gerekli alanları belirlemek zorunda.
Eski kayıtlar için imha yükümlülüğü
Karar yayımlanmadan önce alınmış fotokopiler 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesine uygun biçimde imha edilmeli. İmha işlemi yalnız kâğıt nüshayı değil, taranmış dosyaları ve yedekleri de kapsayacak şekilde kayıt altına alınmalı.
Kararın ortaya koyduğu çerçeve, otellerin kimlik bildirimini tamamen bırakmasını değil, bildirim için gereken bilgiyle gereksiz belge kopyasını birbirinden ayırmasını istiyor. Uygulama, veri minimizasyonu ve saklama süresi bakımından gözden geçirilmeli.