Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu, Elektronik Başvuru ve Süreç Yönetim Sistemi’ne (EBS-ESY) kayıtlı firmaların adres, iletişim ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) bilgilerini kontrol ederek güncellemesi için 24 Nisan 2023 tarihinde uyarı yayımladı. Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığının duyurusunda, resmî yazıların yanlış adres nedeniyle geri döndüğü ve KEP ile e-posta iletilerinin firmalara ulaşmadığı belirtildi.
Hangi bilgiler kontrol edilecek?
TİTCK, firmaların EBS-Kullanıcı İşlemleri içindeki Firma Bilgileri ekranından adres, il, ilçe, telefon, e-posta ve KEP bilgilerini gözden geçirmesini istedi. EBS-ESY’deki firma ve kullanıcı hesaplarının güncel tutulmasından firmaların sorumlu olduğu duyuruda açıkça ifade edildi.
Uyarının dikkat çeken noktalarından biri, e-posta alanına KEP adresi yazılmaması. E-posta ve KEP farklı iletişim kanalları olduğu için firma, her alanı kendi doğru bilgisiyle doldurmalı. Pasif, hatalı veya kullanılmayan bir KEP adresi resmî yazışmanın alıcıya ulaşmamasına yol açabilir.
Bilgi güncellemesi neden önemli?
Kurumun duyurusuna göre amaç, resmî yazışmaların doğru adrese ve doğru elektronik kanala ulaşmasını sağlamak. Geri dönen evrak veya ulaşmayan KEP, ruhsat ve başvuru süreçlerinde firmanın kurum bildirimlerini zamanında görmesini engelleyebilir. Bu nedenle güncelleme yalnızca profil bilgisi düzeltmesi değil, kurumla yürütülen resmî iletişim zincirinin kontrolü olarak ele alınıyor.
Duyuru, belirli bir başvurunun sonucunu veya yeni bir ruhsat şartını açıklamıyor; EBS-ESY kayıtlarının güncel tutulmasına ilişkin idari bir hatırlatma yapıyor. Firmaların güncelleme sonrasında e-posta ve KEP alanlarını birbirinden ayrı kontrol etmesi, TİTCK’nin yayımladığı uyarının temel gereğini karşılıyor.